Otorgamiento de representación en VeriFactu: por qué es tu mejor aliado

Si estás integrando VeriFactu en tu software, es probable que te preguntes cómo autorizar los envíos de tus clientes a la AEAT de forma correcta.

En muchas casos necesitarás instalar el certificado digital del cliente, con el riesgo de seguridad y el esfuerzo técnico de mantenimiento y actualización que requieren.

Sin embargo, en Invocash somos Colaborador Social de la Agencia Tributaria y trabajamos con el modelo "Otorgamiento de representación".

Y puede que pienses: "otro trámite burocrático que añadir al proceso de alta de mis clientes". Pero una vez que entiendes cómo funciona y lo que resuelve, la perspectiva cambia por completo. Este mecanismo es la opción que menos dolores de cabeza te va a dar a largo plazo.

Vamos a explicar qué es, cómo funciona y por qué merece la pena el pequeño esfuerzo inicial.

Qué es el otorgamiento de representación

El otorgamiento de representación es el trámite por el cual un cliente (empresa o autónomo) autoriza a un tercero, en este caso, un proveedor de software como Invocash, a enviar sus registros de facturación VeriFactu a la AEAT en su nombre.

En la práctica, esto significa que nadie toca nunca el certificado digital de tus clientes. Ellos autorizan mediante firma digital, la APIVeriFactu de Invocash envía con su propio certificado, y la AEAT valida que esa relación de representación existe y está vigente cada vez que llega una petición.

El proceso, paso a paso

Sabemos que puede sonar a trámite pesado al principio, sobre todo si vienes del mundo del software y tu instinto es automatizarlo todo desde el principio. Pero en la práctica son pocos pasos:

1. Creas la cuenta y el emisor en VerifactuAPI. Con la cuenta ya dada de alta, generas el emisor correspondiente a tu cliente.
2. Introduces unos datos básicos del emisor. Dirección, código postal y, si el emisor es una sociedad,  el nombre y apellidos del representante junto con su DNI. Con esto, la plataforma genera automáticamente el documento de otorgamiento de representación en PDF.
3. Descargas el PDF y se lo haces llegar a tu cliente. Este es el único paso que sale de tu aplicación: tu cliente tiene que firmar el documento digitalmente con un certificado válido y devolvértelo firmado, junto con una copia de su DNI (puede llevar marca de agua si lo prefieren).
4. Subes el documento firmado y el DNI a la plataforma. Desde tu panel de integrador, importas ambos ficheros.
5. En Invocash validamos el otorgamiento. Comprobamos manualmente que la firma es válida, que los datos coinciden y que el DNI es correcto.
6. Emisor validado, listo para producción. Una vez aprobado, puedes pasar ese emisor a producción cuando tú decidas.

Los pasos 1, 2 y 4 se pueden hacer vía API, de forma que la generación del otorgamiento y la subida del documento firmado encajan de forma natural en tu propio flujo de onboarding, sin que tu cliente tenga que salir de tu aplicación ni pisar la sede electrónica de la AEAT. El único tramo que no depende de ti es que tu cliente firme el PDF con su certificado y te lo devuelva, y la validación manual que hacemos nosotros al recibirlo.

Por qué merece la pena frente a la alternativa

La alternativa es que cada cliente use su propio certificado digital para enviar sus registros y parece a priori más directa, pero muy probablemente de complicaría la vida como proveedor:

Con certificados de cada cliente tendrías que:

• Pedir, recibir y almacenar de forma segura y cifrada el certificado digital de cada cliente.
• Implantar ese certificado en tu sistema, cliente por cliente.
• Vigilar la caducidad de cada certificado (normalmente cada 1-2 años) y avisar, renovar y volver a implantar, multiplicado por cada cuenta que gestiones.
• Dar soporte técnico cada vez que un certificado falla, caduca sin avisar o el cliente no sabe cómo renovarlo.
• Asumir la responsabilidad de custodiar credenciales que no son tuyas.

Si gestionas diez clientes puede ser asumible, pero si gestionas cientos o miles, es sencillamente inviable sin un equipo dedicado en exclusividad.

Con el otorgamiento de representación:

• Solo se utiliza un único certificado, el de VerifactuAPI como Colaborador Social y sirve para todos los clientes.
• No almacenas ni gestionas ningún certificado ajeno.
• La firma del documento de representación se pide una única vez por cliente, y puedes automatizarlo por completo.
• Tienes un solo punto de renovación y mantenimiento, no cientos.

En resumen, el otorgamiento de representación cambia un problema por un trámite administrativo que se realiza una vez por cliente y es para siempre. 

La firma inicial es la única fricción real que vas a tener, pero te va a ahorrar todas las de después. Ni tú ni tu clientes tenéis que pensar en todo lo que viene después (envíos, validaciones, renovaciones).

Qué gana tu cliente con esto

Tu cliente final no necesita saber nada de certificados digitales, XML, ni de la sede electrónica de la AEAT. Firma un documento una vez, y a partir de ahí sigue usando tu software de facturación con normalidad. Toda la complejidad técnica del formato de los registros, validaciones, encadenamiento de facturas, reintentos ante errores, las gestiona la API VeriFactu de forma centralizada, para todos tus clientes a la vez.

En resumen

Al principio pedir una firma y esperar una validación puede parecer un proceso largo. Pero comparado con la alternativa de gestionar, almacenar y renovar certificados digitales de decenas o cientos de clientes, uno por uno, para siempre es, sin lugar a dudas, el camino más tranquilo. Es un trámite burocrático que se hace una sola vez por cliente y gran parte se puede automatizar vía API desde tu propia integración, para no tener que volver a pensar en certificados ajenos.