En ocasiones puede que una factura emitida, inicialmente de forma correcta, de error al llegar la plataforma de la AEAT. Aunque haya pasado todas las validaciones de nuestra API VeriFactu y del propio software de facturación, cuando Hacienda la recibe, detecta un error y la marca como incorrecta o como rechazada.
En este artículo explicamos qué hacer cuando esto sucede.
En este artículo
Qué significa que la AEAT no registre tu factura
Con VeriFactu, cada factura que emites genera un registro de facturación que tu software envía a la AEAT en el mismo momento en que la creas. Que la Agencia Tributaria "no registre" la factura no significa que la rechace sin más explicación; lo habitual es que el registro quede marcado como aceptado con incidencias, o en los casos más graves como rechazado, porque algún dato del destinatario (NIF, nombre, tipo de identificación) no ha podido validarse en el censo de la AEAT.
Esto no anula tu factura, para ti y tu cliente sigue siendo un documento válido. Pero mientras la incidencia no se resuelva, ese registro no queda correctamente identificado en los sistemas de Hacienda, y es algo que conviene solucionar cuanto antes.
Por qué ocurre: los errores típicos en los datos del destinatario
La AEAT valida los datos del destinatario contra su propio censo en el momento de recibir el registro, así que el error casi siempre aparece después de emitir la factura, nunca antes. Los motivos más frecuentes son:
- NIF no censado. El NIF es correcto pero todavía no figura en el censo de la AEAT. Puede ocurrir en empresas recién constituidas o clientes extranjeros. Es el error conocido como "el NIF del destinatario no está identificado en el censo de la Agencia Tributaria".
- NIF mal formado. Un dígito o la letra de control no coinciden, normalmente por una errata al introducir el dato. Si utilizas nuestra API este error se detecta antes de que emitas la factura, porque nuestra validación no te deja continuar si el NIF no está bien construido.
- Tipo de identificación incoherente con el país. Por ejemplo, marcar España como país pero usar un tipo de documento distinto de NIF, pasaporte o "no censado". Nuestra API también te protege de este error ya que valida que el país y el tipo de documento sean coherentes.
- El NIF del destinatario coincide con el del emisor, típico de un error al copiar la ficha del cliente. Este error también está controlado por las validaciones de nuestra API.
- Régimen especial que exige NIF censado, como determinadas claves de régimen que obligan a que el destinatario tenga NIF identificado.
En casi todos los casos, el origen está en la ficha del cliente de tu programa de facturación: un dato mal copiado, no actualizado o nunca verificado contra el censo, puede generar errores en el proceso de facturación.
Qué pasa después: consecuencias para tu factura y tu negocio
Por el principio de integridad e inalterabilidad de la propia normativa que rige Veri*Factu, un registro ya enviado a la AEAT no se puede editar ni eliminar. Por eso la corrección siempre se hace con un registro nuevo, nunca modificando el original. Así el primer registro, con la incidencia, se queda ahí para siempre como parte de la cadena.
Mientras no lo corrijas, tienes dos riesgos prácticos:
- Tu cliente puede tener problemas para justificar la deducción del IVA de esa factura, porque en los sistemas de la AEAT no queda correctamente identificado como destinatario.
- Si la incidencia se repite de forma sistemática, porque nunca validas los NIF antes de facturar, puede llamar la atención en una comprobación rutinaria, aunque un error puntual de censo no conlleva sanción automática.
Un error aislado de NIF no es grave si lo corriges con diligencia. El problema aparece cuando se acumulan incidencias sin resolver.
Cómo solucionarlo, paso a paso
- Localiza el código de incidencia. Tu software de facturación, o el visor de facturas de la propia AEAT, te muestra el código y la descripción del error devuelto por la Agencia.
- Revisa el NIF del destinatario. Comprueba que el formato es correcto, letra de control incluida, y que el nombre (y apellidos en caso de personas físicas) coincide exactamente con los datos del cliente.
- Si el NIF es correcto pero no está censado, espera uno o dos días: la AEAT actualiza su censo de forma periódica y el segundo envío suele resolverse solo. Si tu cliente es una persona física recién dada de alta, puedes emitir mientras tanto con el tipo de identificación "no censado".
- Si el NIF estaba mal, corrígelo en la ficha del cliente de tu programa de facturación para que no se repita en próximas facturas.
- Emite la corrección que corresponda:
- Si la factura aún no ha salido hacia tu cliente, corrige los datos y genera de nuevo el registro de alta.
- Si la factura ya se entregó, no la edites: emite una factura rectificativa que anule los importes de la original y, si procede, una factura nueva con los datos correctos.
- Reenvía el registro corregido a la AEAT y comprueba que el nuevo envío queda sin incidencias antes de darlo por cerrado.
Conserva siempre el registro original junto con la rectificación ya que con la Ley Antifraude, los registros enviados nunca se eliminan, solo se enlazan con el nuevo.
Cómo evitarlo en el futuro
La forma más eficaz de no volver a encontrarte con esto es validar el NIF del destinatario contra el censo antes de emitir, no después. Puedes conectar esa validación directamente en tu flujo de facturación de VeriFactu API: el NIF se comprueba en el momento de crear el cliente o la factura, así detectas un dato mal escrito o un NIF aún no censado antes de que la AEAT te devuelva la incidencia.
Esto reduce casi a cero los rechazos por datos del destinatario, que son, con diferencia, la causa más habitual de incidencias en VeriFactu.
En resumen
Un registro de facturación con incidencia por datos del destinatario no es motivo de alarma, pero tampoco algo que convenga dejar pendiente: localiza el error, corrige el NIF en tu ficha de cliente y emite la rectificación. Automatizar la validación del NIF contra el censo de la AEAT antes de facturar es la mejor forma de que esto deje de repetirse.
